Onlinezugang zu Archiven – Nicht länger nur ein Traum!

Petra Rauschenbach, Bundesarchiv (D):
Mit Retrokonversion von Findmitteln und der Digitalisierung von Archivgut zu einer umfassenden Internetpräsenz der Archive

Anlässlich dem Jubiläum der ersten frei gewählten Volkskammer der Deutschen Demokratischen Republik (DDR) erhielt das Bundesarchiv den Auftrag diese Bestände online zugänglich zu machen. Schnell war der Fachgruppe klar, dass die alten, auf Karteikarten vorhandenen Findmittel dafür konvertiert und online in bestmöglicher Form zugänglich gemacht werden sollten. Das Ziel war, ein möglichst einfaches, präzises, aber auch erweiterbares System zu schaffen.

In einem ersten Schritt wurden 150‘000 Karteikarten in Zusammenarbeit mit einem externen Partner digitalisiert. Diese Karten waren in ganz unterschiedlichem Zustand, teilweise maschinengeschrieben, teilweise von Hand, teilweise sogar mit Büroklammern zusammengehalten. Die Konversion erfolgte mit der Unterstützung von Software mittels verschiedenen Regeln und Prüfplänen (von der vollelektronische Digitalisierung bis manuelle Abschrift), gefolgt von mehreren Felhlerkorrekturschritten. Nur so konnte die geforderte Genauigkeit von 99.98% beim Text und 100% bei den Signaturen erreicht werden.

Die Daten wurden vom Partner in EAD angeliefert und in ein MidosaXML-DTD integriert. MidosaXML ist die von den Bundesarchiven verwendete Software, welche dann auch die Aufbereitung für den Onlinezugang erlaubt.

Die so digitalisierten Findmittel sind nun jederzeit dynamisch korrigierbar und können mit Ergänzungen versehen werden. Der eigentliche Online- Zugang findet über eine eigens dafür entwickelte Suchmaschine namens ARGUS statt. Damit können die Findmittel im Volltext durchsucht werden. Diese Suchmaschine verwendet EAD für die Erschliessungsangaben und METS für die Einbindung der Digitalisate (welche in einem weiteren Schritt ab Mikrofilm erstellt werden). Gerne kann man dies auch selber unter www.bundesarchiv.de ausprobieren. Allfällige Rückmeldungen sind jederzeit willkommen!

Was konnte das Bundesarchiv aus diesem Projekt lernen?

• Der Onlinezugang ist ein grosser Erfolg: 2009 wurden bereits 5.6 Mio. Seiten abgerufen!
• Es gibt vermehrt Zitationen aus Argus und die Verweildauer der Benutzer im Bundesarchiv konnte dank ARGUS verkürzt werden
• Dank dem Zugang über Internet konnten neue Interessenskreise gewonnen werden.
• MEX wird zu MIDEX und auch MIDEX wird dann als Open Source bereit gestellt.

Die FR nutzten die Gelegenheit um Frau Rauschenbach gleich noch ein paar weitere Fragen zu stellen

FR: Das Bundesarchiv ist ja eine sehr grosse Institution mit den entsprechenden finanziellen Mitteln. Inwiefern können jetzt auch kleinere Institutionen von Ihrer Arbeit profitieren?

P. Rauschenbach: Da haben Sie recht, das Bundesarchiv ist eine riesige Institution. Wir haben deshalb den Versuch unternommen, unsere Zukunftsprojekte an einem Ort zu bündeln, so gibt es z.B. das Kompetenzzentrum für Retrokonversion. Dort entwickeln wir neue Techniken um diese gründlich zu testen und dann in die Praxis umzusetzen. Die Fachreferenten können so ihre Findmittel dem Kompetenzzentrum übergeben und erhalten diese dann digitalisiert zurück.

Für kleinere Archive müsste man für ein ähnliches Vorgehen über Verbünde nachdenken. Es könnten also eine Art Portale für die Konversion solcher Findmittel geschaffen werden. Dies haben wir in Deutschland bereits auf Länderebene versucht und erfolgreich umgesetzt. Die einzelnen Länder konnten hier vom Know-how des Bundesarchivs profitieren. Grundlage der gelieferten Daten war immer EAD, was dann in den einzelnen Institutionen weiter damit passiert (z.B. Konversion in html um die Daten online zu stellen) ist dann wieder diesen selber überlassen.

Dieses Netzwerk betreibt momentan das Bundesarchiv. Eine weitere Idee war, diese Forschungsanwendung zu einem deutschen Archivportal auszubauen. Diese konnte aber aufgrund verschiedener Faktoren nicht weiter verfolgt werden. Eine neue Hoffnung ist jetzt das europäische Archivportal. Hier könnte es bis zum Jahresende einen Prototypen geben. Leider gestaltet sich die Integration in Europeana zur Zeit noch etwas schwierig, weil es nicht möglich ist, die Findmittel in Verbindung mit den Dokumenten zu bringen. Man bemüht sich aber dieses Problem anzugehen und in kooperativer Weise zu lösen.

Ein ganz wichtiges Kriterium bei all unseren Eigenentwicklungen war immer, diese als Open Source anschliessend der Allgemeinheit zur Verfügung zu stellen. Diese Software kann und wird dann auch von mittelgrossen und ganz kleinen Institutionen genutzt. So ist MidosaXML preiswert über die Archivschule Marburg zu erwerben. Mit der Lizenz kauft man dann auch alle künftigen Aktualisierungen mit und erhält eine Dokumentation. Mit dieser Anwendung kann man mit einem Klick auf EAD umschalten und wird so sehr schnell kompatibel. So kann später z.B. auch Midex unproblematisch andocken.

FR: Die Sprache spielt hier gerade für kleine Institutionen eine wichtige Rolle. In welchen Übersetzungen liegen denn diese Programme vor?

P. Rauschenbach: MidosaXML gibt es neben der deutschen auch in einer polnischen und spanischen Version. MEX ist derzeit  in einer englischen Version (mit Handbuch) mit Stand 2007 erhältlich.

FR: Ein weiteres wichtiges Thema besonders für uns junge Fachkräfte sind die beruflichen Kompetenzen. Wo sollten wir hier Ihrer Meinung nach besonders investieren?

P. Rauschenbach: Wichtig ist vor allem, dass heutige Archivisten ganz flexible Personen sein müssen. Wir werden je länger je mehr mit elektronischen Findmitteln und Akten konfrontiert. Bestimmte Prozesse im Zusammenhang mit diesen Dokumenten werden vermehrt von auch von archivischen Fachkräften übernommen. Gerade grosse Archive entwickeln auch intern, das überlässt man nicht nur IT- Leuten. Es gibt also vermehrte Verknüpfungen zwischen der Archiv- und Informationswissenschaft.
Ich kann Ihnen ein Beispiel nennen: Ein Stadtarchiv in Deutschland schrieb gut dotierte Stelle für einen Archivar aus, erhielt aber keine einzige Bewerbung. Dies nur, weil das Archivgebiet auch elektronische Akten umfasste! Es ist höchste Zeit sich auch auf das Records Management und auf elektronische Dateien zu konzentrieren. Dies ist nicht als Abkehr von den historischen Kompetenzen zu verstehen, solche Vorkenntnisse erleichtern einen Einstieg weiterhin sehr stark, sondern als Erweiterung des Berufsfeldes.

Jürg Schlegel