Réunion de la Commission du programme (PCOM) – 16 novembre 2009

Beaucoup a été fait cette année pour clarifier et formaliser les protocoles d’action de la Commission. Les rôles de chacun – secrétariat, membres de la Commission, tuteurs des projets – ont été clairement définis. La procédure de soumission de projets a été formalisée. Des contrats-types ont été établis pour encadrer l’activité des responsables de projet. La mise en place du nouvel espace de travail de la Commission sur le nouveau site Internet de l’ICA va permettre de poursuivre la rénovation des méthodes de travail.

Le bilan des projets présentés lors des deux appels à projet de 2009 est très positif. 34 projets ont été présentés lors du premier appel et 17 lors du second, et très peu d’entre eux n’ont pas été retenus. Cependant, les critères de sélection par la Commission ne sont pas toujours bien compris ; la formalisation des candidatures et la gestion des projets eux-mêmes varient beaucoup, de même que les relations établies avec les tuteurs de projet.
Les responsables de projets ont besoin d’aide sur ces différents aspects.
Il est aussi nécessaire de susciter des projets dans les zones qui actuellement ne sont pas, ou pas suffisamment, représentées telles que l’Europe de l’Est ou l’Amérique du Nord.
L’accent va être mis également sur la nécessité que les projets aient au moins un partenariat avec l’ICA et ses membres.
Les différents modes de financement de projets au sein de l’organisation ne sont enfin pas suffisamment connus et exploités : au-delà du soutien de la Commission du programme, un projet peut également être soutenu par une branche ou une section, ou encore par le Fonds international pour le développement des archives (FIDA), qui va être réactivé.

L’action de la Commission peut s’enrichir d’une nouvelle approche, en plus de celle des projets, qui permettent de supporter l’initiative et la créativité des membres, des branches et des sections. Des programmes structurés pourraient être mis en place par la Commission elle-même pour assurer la viabilité à long terme et l’approfondissement des résultats des projets fructueux. La faisabilité de cette approche doit être étudiée précisément, notamment pour la gestion des programmes et leur financement, dans lequel les branches et les sections devraient s’impliquer. Des sponsors spécifiques pourraient aussi être intéressés à soutenir des actions structurées selon une ligne clairement définie. Quatre idées vont être approfondies pour la prochaine réunion de la Commission, qui statuera sur la réalisation effective de ces programmes sur la base de dossiers précis (calendrier, organisation, participation, etc.) :

• Jeunes professionnels
• Gestion des situations d’urgence
• Bonne gouvernance
• Formation des formateurs