Le projet a débuté en 2009 et sera achevé en 2012. Son but est de donner accès aux documents d’archives numérisés, de permettre de trouver en ligne de l’aide et des informations sur les services d’archives.

Wim van Dongen espère pouvoir faire mieux connaître le projet durant la CITRA et attend avec impatience de pouvoir discuter du portail avec les participants. Le déploiement du portail se base sur les normes archivistiques internationales comme ISAD(G)/EAD, EAC, EAG et METS.

C’est un projet ambitieux, avec un planning serré. L’enthousiasme et les efforts de tous les participants vont en faire une importante contribution au développement de l’accès en ligne et à la préservation du patrimoine culturel européen.

Pour plus d’informations, visitiez le site : www.apenet.eu

Nolda Romer-Kenepa a commencé par exprimer sa satisfaction sur la CITRA 2009. Le nouveau format des sessions plénières et parallèles a particulièrement bien fonctionné. Elle est consciente que cela a nécessité beaucoup d’organisation et de préparation mais le résultat est excellent. Elle veut donc reconduire ce format pour la prochaine CITRA à Oslo. Elle souhaite en outre que la CITRA rende la participation des autres – par exemple des jeunes professionnels – plus facile. Elle se félicite des conclusions du programme professionnel. Elle espère que les conclusions et recommandations seront suivies par des résultats pratiques et des solutions.

En 2011 la CITRA aura lieu en Espagne, à Tolède.

La Commission de Programme et les membres du Bureau de la CITRA ont discuté du programme professionnel pour 2010, centré sur le thème des documents numériques, de l’accès et de la confiance.

Lew Bellardo et Nolda Romer-Kenepa estiment que l’implication des jeunes professionnels dans la CITRA 2009 est un succès et qu’il faut également les impliquer dans la CITRA 2010.

Cette année a été marquée par un changement dans la CITRA, avec pour la première fois des sessions parallèles. Cette formule a été un succès et sera reconduite à la prochaine CITRA à Oslo.

 Les réactions de tous les présidents de séances ont été résumées dans les thématiques qui suivent. Voici les conclusions du programme professionnel de la CITRA 2009 :

1. Les participants à la CITRA sont enthousiasmés par la collaboration internationale et régionale pour le développement de l’enseignement et de la formation. Les intervenants et les participants ont cité comme domaines possibles pour des collaborations :
   - Stages et échanges
   - Ressources partagées en ligne
   - Programmes de tutorat
   - Recherche collaborative
       
2. Le recrutement de personnel issu de communautés sous-représentées devient un enjeu de plus en plus important à mesure que le niveau de qualification demandé devient plus exigeant. Il est donc nécessaire que les modalités d’entrée dans la profession soient plus souples.
      
3.  L’enseignement à distance, quand il est de bonne qualité et cohabite avec des modèles d’enseignement plus traditionnels, offre de formidables opportunités pour les pays en développement comme pour les particuliers.
         
4.  De grands défis se présentent aux enseignants et formateurs du 21^e siècle. Il est ainsi nécessaire de rendre les étudiants capables de :
   - Suivre la cadence rapide des changements dans l’environnement de travail et dans les technologies que nous utilisons comme outils de travail.
   - Agir dans un environnement numérique, gérer les documents numériques tout en maintenant une perspective historique.
   - Comprendre les procédures du monde du travail.
   - Développer les qualités personnelles nécessaires pour se faire les avocats et promoteurs de leurs programmes et travaux.
   - Jouer un rôle pour collecter les traditions orales.
   - Et réussir leur propre développement professionnel en tant qu’éducateurs, en particulier en utilisant les outils numériques dans leur enseignement.
          
5.  Il y a un ensemble de réactions de la part des éducateurs, des associations professionnelles et des employeurs/organisations qui se font entendre à travers les procédures formelles de certification ou par des réseaux plus informels, qui ont un impact sur la formation initiale et continue, et sur le développement professionnel. Cela se traduit par une révision et une mise à jour constantes des programmes d’enseignement et de formation.
         
6.  Les relations entre les programmes de recherche et ceux d’enseignement sont essentielles pour soutenir la formation à l’archivage dans les universités. Il faut aussi que les archives encouragent les projets de recherche en utilisant toutes les possibilités de partenariats (avec les universités et/ou l’industrie).

 Le projet « Former les Formateurs au Records Management » a été lancé à l’initiative d’EURBICA et développé au sein de l’ICA. Il s’appuie sur l’ensemble de ressources « Former les formateurs » et utilise la plateforme Moodle, un logiciel libre permettant de créer des parcours de formation en ligne.

Son objectif est de fournir un guide méthodologique pour élaborer une formation : identifier les besoins, élaborer le programme, délivrer les cours, évaluer les résultats et adapter la suite.

 Il s’agit d’être pratique et efficace, en adoptant le point de vue des apprenants, en utilisant une démarche de résolution des problèmes et en s’appuyant largement sur l’étude de cas pratiques. La plate-forme permet de recourir plus facilement aux ressources existantes : normes, méthode de l’IRMT pour écrire une étude cas, études de cas déjà existantes, etc.

 Où en est-on ? Le projet est très avancé, et des applications concrètes ont déjà eu lieu, aux Archives nationales des Pays-Bas par exemple. Le guide méthodologique doit encore être finalisé, et pourrait ensuite être mis à disposition sur le site de l’ICA, de même qu’une bibliothèque de ressources utilisables. L’étape suivante sera d’étendre la démarche à tous les domaines qui intéressent les archivistes et peuvent faire l’objet de formations.

Porte d’entrée de Medina

Palais de Manuel de Vilhena, actuellement le Musée national d’histoire naturelle

Les participants de la CITRA dans les rues de Malte

Les documents juridiques aux archives nationales

L’architecte du cathedrale de Mdina est Lorenzo Gaffa, il a été complete en 1700

La place greque

La salle de lecture, archives nationales, Rabat

Formulaires de demande de passeport

Reception donné par les l’Association des amis des archives nationales, Santo Spirito, Rabat

 Ces pays sont marqués par une grande diversité mais aussi par certaines constantes pour la question des archives : faiblesse du cadre normatif, absence des archives des politiques publiques, manque de formation, fuite des cerveaux, manque d’un statut professionnel reconnu pour les archivistes, tradition archivistique influencée par celle des anciens pays colonisateurs, privation d’une partie de la mémoire de ces nations, importance de la tradition orale qui amène à accorder peu d’importance aux documents écrits, inquiétude face à l’archive qui peut servir de preuve si la gestion gestion publique n’est pas bonne.

 Pourquoi former
Il est indispensable de former des archivistes pour protéger la mémoire et le patrimoine archivistique.
Il est aussi nécessaire de disposer d’archivistes bien formés pour appuyer une bonne gestion publique et pour répondre aux exigences des bailleurs de fonds en termes de bonne gouvernance.

 Comment
Quand la formation classique de base reste souvent un luxe, en raison du manque de personnel enseignant et de structures d’enseignement, il n’est pas étonnant que les pays du Sud aient recours en priorité à la formation « sur le tas » et à la formation continue (séminaires, ateliers, conférences, cours donnés par des associations professionnelles, cours en ligne).

Des formations existent : des programmes régionaux tels que l’EBAD (École de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes, installée à Dakar, pour les pays d’Afrique francophone), l’École de Tunis ou l’École de Cordoba (Argentine) ; des écoles nationales ; des programmes intégrés à des cursus universitaires, notamment dans les pays du Commonwealth ; des formations continues (dispensées par exemple par la Direction des Archives de France avec le stage technique international, ou par  l’IRMT – International Records Management Trust).

De nombreux pays ont adopté une formule mixte. Ainsi à Haïti, deux promotions ont suivi une formation de base ponctuelle ; puis plus de la moitié des « techniciens en archivistique » formés par ce biais ont suivi le stage technique international de la Direction des Archives de France ; et deux cadres se sont ensuite perfectionnés par une maîtrise effectuée à l’université de Toulouse et de Montréal. Le développement de cette formation a eu ensuite un effet boule de neige : les cadres formés sont rentrés travailler en Haïti, où ils ont formé les nouveaux agents, ont créé l’Association des Archivistes Haïtiens, et s’apprêtent à mettre en place un programme de gestion des documents administratifs.

 Quelle stratégie pour l’avenir ?
La formation à la gestion des archives traditionnelles est un enjeu essentiel pour les pays du Sud. Mais de nouveaux défis se présentent aujourd’hui : la fracture numérique doit être réduite et la formation des archivistes doit aussi les préparer à gérer les archives numériques.
Pour y faire face, la stratégie à envisager doit être pragmatique :

• Fixer des priorités selon les pays pour tenir compte des situations locales ;
• Renforcer la capacité des écoles professionnelles à caractère régional ;
• Miser sur la formation à distance grâce aux outils proposés par exemple par l’IRMT et le PIAF (Portail International Archivistique Francophone) tout en aidant les étudiants par un système de tutorat ;  
• Utiliser des logiciels libres comme Atom ;
• Communiquer entre pays, se concerter et partager son expérience.

 La gestion des archives doit faire face à de multiples faiblesses :

• Les archives ne sont pas une priorité, l’ampleur et l’importance de la question sont mal perçues.
• Il y a un manque de formation initiale et continue des archivistes.
• Le cadre juridique est dépassé.
• L’environnement de travail connait des changements continuels et importants, notamment avec les technologies informatiques, qui entraînent des risques pour la conservation des documents produits.
• L’importance de la tradition orale complique la gestion des archives.
• La responsabilité de cette question n’est pas toujours confiée à des gestionnaires expérimentés. Il n’y a pas de progression de carrière possible, sauf à changer de secteur.

 La prise de conscience actuelle sur la liberté d’accès à l’information est une opportunité que les archivistes doivent saisir.
Cette liberté est reconnue depuis longtemps comme un droit fondamental, à la base des autres libertés (cf. l’Assemblée générale des Nations Unies en 1946). Mais dans certains pays, son développement est récent. Il faut en profiter pour faire progresser la conscience de l’importance des archives :

• La bonne gestion des archives est indispensable au bon fonctionnement des gouvernements.
• Cela représente une opportunité de développer la formation.
• Cela peut amener à se rencontrer entre professionnels, entre professions pour mettre en place une approche coordonnée.
• Cela doit inciter à mettre à jour les législations.

 Le moment est venu pour les archivistes de passer à l’action :

• prendre part à toutes les discussions sur la liberté d’accès à l’information, en se tenant informé, en s’imposant si besoin.
• souligner le rôle fondamental de l’archivage pour permettre le libre accès à l’information, pour permettre aux citoyens de participer à la démocratie.
• réclamer les ressources nécessaires en personnel, formation, législation, etc.
• développer les compétences dans la gestion des archives en tirant parti de toutes les initiatives concernant la liberté d’accès à l’information.

À nous de jouer !

 L’objectif : soutenir financièrement des projets qui permettent d’atteindre les six objectifs définis dans les Orientations Stratégiques de l’ICA et les buts suivants :

• Promouvoir les archives ;
• Encourager et aider le développement des archives dans tous les pays ;
• Développer les compétences, stimuler les opportunités de formation et le développement d’infrastructures pour les archives dans les pays en développement ;
• Permettre aux archivistes des pays en développement d’acquérir les compétences professionnelles et de gestion nécessaires pour occuper des postes de direction ;
• Encourager la communication des archives ;
• Prendre en charge d’autres activités permettant d’atteindre les objectifs de l’ICA.

 Le financement :

• Dons our legs
• Fonds versés par des sponsors pour le Fonds ou pour certains de ses projets
• Montants alloués par le Comité Exécutif de l’ICA
• Intérêts et gains de produits financiers

Les membres :

• Sarah Tacle, Directeur exécutif du Public Record Office/The National Archives (1992-2005), et désormais présidente de l’International Records Management Trust
• Maurice Hamon, Directeur général des relations générales, Saint-Gobain France
• Mitsuoki Kikuchi, Président des Archives Nationales du Japon (2001-2009), et désormais Conseiller exécutif aux Archives Nationales du Japon.
• Peter Mlyansi, Directeur des Archives nationales de Tanzanie jusqu’en juillet 2009, et président d’ESARBICA (2007-2009).
• Trudy Peterson, Archiviste par intérim des États-Unis (1993-1995), Directrice de l’Open Archives Society (1995-1998), archiviste en chef du Haut Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés (1999-2002), actuellement consultante internationale.
• Deux membres ex officio : Lewis Bellardo, Conseiller principal de l’Archiviste des États-Unis (vice-président, Programme), et Setareki Tale, Archiviste du gouvernement de Fidji et président de PARBICA (vice-président, Branches).

 Le témoignage : Mitsuoki Kikuchi explique le sens de sa participation au Fonds :

• Pourquoi avoir accepté de participer au fonds ?
  Je suis Japonais et du point de vue des archives, le Japon peut être considéré comme un pays en développement. Il y a donc un intérête important à ce que le Japon participe au Fonds pour le  développement des archives. Je suis très heureux de pouvoir contribuer à la promotion des archives et des programmes archivistiques. Il est aussi important que l’Asie soit représentée dans ce Fonds.
• Comment envisagez-vous votre action ?
  Je souhaite apporter ma contribution pour lever des fonds en faveur des archives. Je pense m’adresser à des compagnies japonaises intéressées par le domaine des archives : sociétés de communication, d’informatique, d’appareils photographiques, etc.
• Y a-t-il des domaines que vous souhaiter plus particulièrement développer ?
  J’ai travaillé dans l’administration, pour le gouvernement japonais, et je crois qu’il est essentiel de développer la conscience de l’importance des archives.

Il vise à impliquer les étudiants et jeunes professionnels dans le fonctionnement de l’ICA pour qu’ils puissent mettre leur vision des problèmes archivistiques actuels, leur énergie, et leur engagement, au service de la communauté archivistique internationale. Il s’agit de prolonger, développer et pérenniser la démarche lancée avec le projet des Reporters Volants.

Les actions concrètes possibles :

• Créer une catégorie « étudiant » parmi les membres de l’ICA.
• Développer une stratégie de communication s’appuyant sur les technologies du web 2.0, sur le partage d’idées et d’expériences en ligne, sur le développement de projets collaboratifs grâce à des plateformes de travail.
• Développer les liens avec les Universités et les formations en archivistique en créant des cellules étudiantes de l’ICA.
• Mettre en place des financements pour permettre aux étudiants de se rencontrer et de participer aux manifestations de l’ICA.
• Mettre en place un programme de tutorat au sein de l’ICA.
• Continuer le développement des Reporters Volants et pérenniser leur association aux manifestations de l’ICA.
• Encourager les jeunes professionnels à assumer des rôles dirigeants dans l’ICA et dans leurs contextes professionnels nationaux.

Naturellement, les jeunes professionnels doivent jouer un rôle essentiel dans le développement de ce programme. Il doit être clairement défini et précisément organisé pour être présenté à la prochaine réunion de la Commission de programme. S’il est approuvé, sa mise en oeuvre aussi reposera sur les jeunes.

Le bilan des projets présentés lors des deux appels à projet de 2009 est très positif. 34 projets ont été présentés lors du premier appel et 17 lors du second, et très peu d’entre eux n’ont pas été retenus. Cependant, les critères de sélection par la Commission ne sont pas toujours bien compris ; la formalisation des candidatures et la gestion des projets eux-mêmes varient beaucoup, de même que les relations établies avec les tuteurs de projet.
Les responsables de projets ont besoin d’aide sur ces différents aspects.
Il est aussi nécessaire de susciter des projets dans les zones qui actuellement ne sont pas, ou pas suffisamment, représentées telles que l’Europe de l’Est ou l’Amérique du Nord.
L’accent va être mis également sur la nécessité que les projets aient au moins un partenariat avec l’ICA et ses membres.
Les différents modes de financement de projets au sein de l’organisation ne sont enfin pas suffisamment connus et exploités : au-delà du soutien de la Commission du programme, un projet peut également être soutenu par une branche ou une section, ou encore par le Fonds international pour le développement des archives (FIDA), qui va être réactivé.

L’action de la Commission peut s’enrichir d’une nouvelle approche, en plus de celle des projets, qui permettent de supporter l’initiative et la créativité des membres, des branches et des sections. Des programmes structurés pourraient être mis en place par la Commission elle-même pour assurer la viabilité à long terme et l’approfondissement des résultats des projets fructueux. La faisabilité de cette approche doit être étudiée précisément, notamment pour la gestion des programmes et leur financement, dans lequel les branches et les sections devraient s’impliquer. Des sponsors spécifiques pourraient aussi être intéressés à soutenir des actions structurées selon une ligne clairement définie. Quatre idées vont être approfondies pour la prochaine réunion de la Commission, qui statuera sur la réalisation effective de ces programmes sur la base de dossiers précis (calendrier, organisation, participation, etc.) :

• Jeunes professionnels
• Gestion des situations d’urgence
• Bonne gouvernance
• Formation des formateurs