Le projet a débuté en 2009 et sera achevé en 2012. Son but est de donner accès aux documents d’archives numérisés, de permettre de trouver en ligne de l’aide et des informations sur les services d’archives.

Wim van Dongen espère pouvoir faire mieux connaître le projet durant la CITRA et attend avec impatience de pouvoir discuter du portail avec les participants. Le déploiement du portail se base sur les normes archivistiques internationales comme ISAD(G)/EAD, EAC, EAG et METS.

C’est un projet ambitieux, avec un planning serré. L’enthousiasme et les efforts de tous les participants vont en faire une importante contribution au développement de l’accès en ligne et à la préservation du patrimoine culturel européen.

Pour plus d’informations, visitiez le site : www.apenet.eu

Nolda Romer-Kenepa a commencé par exprimer sa satisfaction sur la CITRA 2009. Le nouveau format des sessions plénières et parallèles a particulièrement bien fonctionné. Elle est consciente que cela a nécessité beaucoup d’organisation et de préparation mais le résultat est excellent. Elle veut donc reconduire ce format pour la prochaine CITRA à Oslo. Elle souhaite en outre que la CITRA rende la participation des autres – par exemple des jeunes professionnels – plus facile. Elle se félicite des conclusions du programme professionnel. Elle espère que les conclusions et recommandations seront suivies par des résultats pratiques et des solutions.

En 2011 la CITRA aura lieu en Espagne, à Tolède.

La Commission de Programme et les membres du Bureau de la CITRA ont discuté du programme professionnel pour 2010, centré sur le thème des documents numériques, de l’accès et de la confiance.

Lew Bellardo et Nolda Romer-Kenepa estiment que l’implication des jeunes professionnels dans la CITRA 2009 est un succès et qu’il faut également les impliquer dans la CITRA 2010.

Cette année a été marquée par un changement dans la CITRA, avec pour la première fois des sessions parallèles. Cette formule a été un succès et sera reconduite à la prochaine CITRA à Oslo.

 Les réactions de tous les présidents de séances ont été résumées dans les thématiques qui suivent. Voici les conclusions du programme professionnel de la CITRA 2009 :

1. Les participants à la CITRA sont enthousiasmés par la collaboration internationale et régionale pour le développement de l’enseignement et de la formation. Les intervenants et les participants ont cité comme domaines possibles pour des collaborations :
   - Stages et échanges
   - Ressources partagées en ligne
   - Programmes de tutorat
   - Recherche collaborative
       
2. Le recrutement de personnel issu de communautés sous-représentées devient un enjeu de plus en plus important à mesure que le niveau de qualification demandé devient plus exigeant. Il est donc nécessaire que les modalités d’entrée dans la profession soient plus souples.
      
3.  L’enseignement à distance, quand il est de bonne qualité et cohabite avec des modèles d’enseignement plus traditionnels, offre de formidables opportunités pour les pays en développement comme pour les particuliers.
         
4.  De grands défis se présentent aux enseignants et formateurs du 21^e siècle. Il est ainsi nécessaire de rendre les étudiants capables de :
   - Suivre la cadence rapide des changements dans l’environnement de travail et dans les technologies que nous utilisons comme outils de travail.
   - Agir dans un environnement numérique, gérer les documents numériques tout en maintenant une perspective historique.
   - Comprendre les procédures du monde du travail.
   - Développer les qualités personnelles nécessaires pour se faire les avocats et promoteurs de leurs programmes et travaux.
   - Jouer un rôle pour collecter les traditions orales.
   - Et réussir leur propre développement professionnel en tant qu’éducateurs, en particulier en utilisant les outils numériques dans leur enseignement.
          
5.  Il y a un ensemble de réactions de la part des éducateurs, des associations professionnelles et des employeurs/organisations qui se font entendre à travers les procédures formelles de certification ou par des réseaux plus informels, qui ont un impact sur la formation initiale et continue, et sur le développement professionnel. Cela se traduit par une révision et une mise à jour constantes des programmes d’enseignement et de formation.
         
6.  Les relations entre les programmes de recherche et ceux d’enseignement sont essentielles pour soutenir la formation à l’archivage dans les universités. Il faut aussi que les archives encouragent les projets de recherche en utilisant toutes les possibilités de partenariats (avec les universités et/ou l’industrie).

La CITRA 2009 a-t-elle répondu à vos attentes ?

Oui ! Elle a répondu à mes attentes dans bien des domaines. J’ai été très impressionné par la qualité des sessions plénières et parallèles. J’ai eu beaucoup de retours positifs sur le contenu du programmes professionnel. Il y avait de nombreux participants à toutes les sessions, et même le beau temps ne les en a pas détournés. Je suis aussi ravi des discussions et échanges qui ont eu lieu après les interventions et durant les pauses.

Du point de vue de l’organisation, tout s’est très bien passé et je suis très reconnaissant pour tout le travail des personnes qui ont participé à la préparation, qui ont permis que la CITRA 2009 soit un succès !

Nous espérions qu’il y aurait 200 participants, et nous n’étions pas sûrs d’atteindre cet objectif en raison des difficultés financières de certaines organisations, qui risquaient de les empêcher de venir. Je suis donc très heureux que nous ayons eu 250 participants.

La présence de si nombreux professionnels des archives à Malte donne une impulsion positive aux archives maltaises. C’est un investissement pour l’avenir de la profession d’archiviste à Malte ! Cela a modifié la perception que les hommes politiques ont de la profession.

Et enfin, dernier mot mais pas le moindre, la CITRA va donner à Malte une publicité mondiale.

En somme, c’est une expérience très positive et gratifiante à tous points de vue : logistique, intellectuel et social.

 Le projet « Former les Formateurs au Records Management » a été lancé à l’initiative d’EURBICA et développé au sein de l’ICA. Il s’appuie sur l’ensemble de ressources « Former les formateurs » et utilise la plateforme Moodle, un logiciel libre permettant de créer des parcours de formation en ligne.

Son objectif est de fournir un guide méthodologique pour élaborer une formation : identifier les besoins, élaborer le programme, délivrer les cours, évaluer les résultats et adapter la suite.

 Il s’agit d’être pratique et efficace, en adoptant le point de vue des apprenants, en utilisant une démarche de résolution des problèmes et en s’appuyant largement sur l’étude de cas pratiques. La plate-forme permet de recourir plus facilement aux ressources existantes : normes, méthode de l’IRMT pour écrire une étude cas, études de cas déjà existantes, etc.

 Où en est-on ? Le projet est très avancé, et des applications concrètes ont déjà eu lieu, aux Archives nationales des Pays-Bas par exemple. Le guide méthodologique doit encore être finalisé, et pourrait ensuite être mis à disposition sur le site de l’ICA, de même qu’une bibliothèque de ressources utilisables. L’étape suivante sera d’étendre la démarche à tous les domaines qui intéressent les archivistes et peuvent faire l’objet de formations.

Pouvez-vous nous présenter votre organisation ?
Les Amis des Archives Nationales de Malte sont une association créée en 2000, basée sur le volontariat. Le but est d’aider les Archives Nationales dans leur travail, et d’accroître la prise de conscience sur l’importance de la préservation des documents.

 Comment s’organise votre action ?
L’aide que nous pouvons apporter aux Archives Nationales prend deux formes :

• Nous organisons des manifestations et mettons nos contacts à profit pour lever des fonds. Cela contribue à financer les projets de conservation, de restauration ou encore de numérisation des archives.
• Nous apportons aussi notre aide de façon très concrète en contribuant à des travaux de classement, de relectures, ou encore cette année en participant à l’organisation de la CITRA.

 C’est un mode d’interaction original
Oui, nous n’en étions pas forcément conscients jusqu’à présent. J’ai visité par exemple le site web des Amis des Archives du Royaume-Uni et il est difficile de percevoir la nature de l’implication concrète auprès des archives. Pour ce qui concerne Malte, l’équipe des Archives est petite et il y a beaucoup à faire ! Charles Farrugia peut s’appuyer sur l’association pour certaines actions. Pour la CITRA par exemple, il faut du personnel et en même temps il faut que le service des Archives lui-même reste ouvert, et c’est là que les volontaires de l’association interviennent. J’ai moi-même pris une semaine de vacances de mon travail – qui n’est pas lié aux archives – pour pouvoir être présent.

 Qui sont vos membres ?
Le comité de l’association est composé de huit membres sous la présidence de monsieur Max Farrugia, qui est membre du Conseil National des Archives et a joué un rôle important dans la définition de la nouvelle législation sur les archives. C’est un groupe de personnes issues de plusieurs domaines proches, diplômés en archivistique, en histoire, bibliothécaires. Au-delà du comité, les membres eux-mêmes sont peu nombreux, mais nous sommes tous là pour travailler dur pour préserver les documents et la mémoire de Malte.

 Comment se passe la CITRA de votre point de vue ? 
Eh bien, c’est la première à laquelle j’assiste et je n’ai donc pas de point de comparaison, mais je crois que c’est une excellente occasion pour les archivistes de se rencontrer et d’échanger leurs idées. Pour nous Maltais, il est intéressant de voir que les problèmes que nous pensions spécifiques à notre île sont en fait largement partagés.

Porte d’entrée de Medina

Palais de Manuel de Vilhena, actuellement le Musée national d’histoire naturelle

Les participants de la CITRA dans les rues de Malte

Les documents juridiques aux archives nationales

L’architecte du cathedrale de Mdina est Lorenzo Gaffa, il a été complete en 1700

La place greque

La salle de lecture, archives nationales, Rabat

Formulaires de demande de passeport

Reception donné par les l’Association des amis des archives nationales, Santo Spirito, Rabat

Qu’attendez-vous de la CITRA 2009 ?

C’est une très bonne occasion de donner un large écho aux questions de formation. D’habitude la formation est discrète dans les conférences ; alors que nous avons ici environ 50 sessions sur le sujet. C’est une chance pour nous de pouvoir échanger, découvrir des approches différentes, étudier les problèmes au-delà des frontières.

Quels sont vos espoirs pour la formation archivistique à l’avenir ?

J’espère que la formation va continuer à évoluer, à s’adapter, à être inclusive. Et que la formation archivistique va sortir des conventions établies. 

Comment voyez-vous le rôle de SAE pour relever les défis du futur ?

SAE peut identifier les approches possibles, par les programmes qu’elle développe, tels que les bases de recherche, l’annuaire en ligne des écoles d’archivistique, la traduction des outils « Formation des formateurs » et des outils sur le programme d’archivage numérique. Il est très important que SAE s’associe avec SPA sur ces questions, ainsi qu’avec d’autres réseaux archivistiques et associations professionnelles comme l’IFLA et les associations de records management.

 Ces pays sont marqués par une grande diversité mais aussi par certaines constantes pour la question des archives : faiblesse du cadre normatif, absence des archives des politiques publiques, manque de formation, fuite des cerveaux, manque d’un statut professionnel reconnu pour les archivistes, tradition archivistique influencée par celle des anciens pays colonisateurs, privation d’une partie de la mémoire de ces nations, importance de la tradition orale qui amène à accorder peu d’importance aux documents écrits, inquiétude face à l’archive qui peut servir de preuve si la gestion gestion publique n’est pas bonne.

 Pourquoi former
Il est indispensable de former des archivistes pour protéger la mémoire et le patrimoine archivistique.
Il est aussi nécessaire de disposer d’archivistes bien formés pour appuyer une bonne gestion publique et pour répondre aux exigences des bailleurs de fonds en termes de bonne gouvernance.

 Comment
Quand la formation classique de base reste souvent un luxe, en raison du manque de personnel enseignant et de structures d’enseignement, il n’est pas étonnant que les pays du Sud aient recours en priorité à la formation « sur le tas » et à la formation continue (séminaires, ateliers, conférences, cours donnés par des associations professionnelles, cours en ligne).

Des formations existent : des programmes régionaux tels que l’EBAD (École de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes, installée à Dakar, pour les pays d’Afrique francophone), l’École de Tunis ou l’École de Cordoba (Argentine) ; des écoles nationales ; des programmes intégrés à des cursus universitaires, notamment dans les pays du Commonwealth ; des formations continues (dispensées par exemple par la Direction des Archives de France avec le stage technique international, ou par  l’IRMT – International Records Management Trust).

De nombreux pays ont adopté une formule mixte. Ainsi à Haïti, deux promotions ont suivi une formation de base ponctuelle ; puis plus de la moitié des « techniciens en archivistique » formés par ce biais ont suivi le stage technique international de la Direction des Archives de France ; et deux cadres se sont ensuite perfectionnés par une maîtrise effectuée à l’université de Toulouse et de Montréal. Le développement de cette formation a eu ensuite un effet boule de neige : les cadres formés sont rentrés travailler en Haïti, où ils ont formé les nouveaux agents, ont créé l’Association des Archivistes Haïtiens, et s’apprêtent à mettre en place un programme de gestion des documents administratifs.

 Quelle stratégie pour l’avenir ?
La formation à la gestion des archives traditionnelles est un enjeu essentiel pour les pays du Sud. Mais de nouveaux défis se présentent aujourd’hui : la fracture numérique doit être réduite et la formation des archivistes doit aussi les préparer à gérer les archives numériques.
Pour y faire face, la stratégie à envisager doit être pragmatique :

• Fixer des priorités selon les pays pour tenir compte des situations locales ;
• Renforcer la capacité des écoles professionnelles à caractère régional ;
• Miser sur la formation à distance grâce aux outils proposés par exemple par l’IRMT et le PIAF (Portail International Archivistique Francophone) tout en aidant les étudiants par un système de tutorat ;  
• Utiliser des logiciels libres comme Atom ;
• Communiquer entre pays, se concerter et partager son expérience.

Ce programme a été mené pour rassembler, décrire et mettre en valeur les histoires de la communauté noire et des minorités de Birmingham. Le recrutement de deux archivistes stagiaires issus des minorités faisait partie intégrante du projet. Il s’agissait en effet de développer les liens des Archives et des minorités, de faciliter leur accès aux documents, mais aussi d’agir sur la profession d’archiviste, de l’enrichir en développant la diversité de ses membres. Les stagiaires recrutés ont poursuivi leur formation universitaire tout en travaillant aux Archives, sous la houlette d’un tuteur, pour classer un fonds, mettre en place des manifestations, participer à des réseaux, collaborer avec les volontaires associés au projet.

Le bilan du programme est positif, pour le public, pour les Archives, et au niveau personnel.

 Rencontre :

• Comment avez-vous été recrutée ?
  Il s’agissait d’un programme d’action positive, c’est-à-dire que les personnes recrutées devaient être qualifiées pour classer un fonds et participer aux actions menées. J’ai passé un entretien de recrutement, avec des questions sur ma motivation mais aussi sur mes compétences pour occuper le poste.
    
•  Quelles étaient vos motivations ?
  J’ai suivi des études d’histoire et j’avais déjà travaillé dans des services d’archives, j’envisageais une carrière dans ce domaine et ce programme a représenté une bonne occasion pour moi.  J’étais aussi très intéressée par la démarche consistant à ouvrir l’accès au patrimoine à tous. Il y avait une méfiance importante des minorités à l’égard des Archives, tout simplement parce qu’il s’agit d’une institution. Le programme a permis d’établir des liens de confiance. Toutes mes expériences professionnelles depuis m’ont amené à travailler avec les minorités et sur la valeur sociale des archives.
     
• Dans quel contexte travaillez-vous actuellement ?
  Je suis responsable du développement des publics pour le Hull History Centre, qui s’apprête à ouvrir. Ensuite je souhaite continuer à travailler dans le domaine des archives, je ne sais pas exactement encore sous quelle forme, je veux multiplier et diversifier mes expériences.
    
• C’est la première fois que vous participez à une CITRA ?
  Oui, et je trouve cela incroyable ! Toutes ces rencontres, le partage des expériences et des connaissances que permet une telle conférence sont très enthousiasmants. Je fourmille d’idées depuis ce matin. J’ai la sensation de bien connaître le contexte local du Royaume-Uni et que mon expérience s’y adapte bien, mais je ne suis pas sûre qu’un projet tel que « Connecting Histories » pourrait être reproduit ailleurs. Mais la rencontre de différentes cultures au sein de l’ICA peut donner de nouvelles idées.