Liberté d’accès à l’information et pays en développement : passons à l’action !

Setareki Tale, Directeur des Archives nationales de Fidji, président de PARBICA, vice-président des Branches, a présenté une intervention sur la liberté d’accès à l’information et son impact dans les pays en développement.

 La gestion des archives doit faire face à de multiples faiblesses :

• Les archives ne sont pas une priorité, l’ampleur et l’importance de la question sont mal perçues.
• Il y a un manque de formation initiale et continue des archivistes.
• Le cadre juridique est dépassé.
• L’environnement de travail connait des changements continuels et importants, notamment avec les technologies informatiques, qui entraînent des risques pour la conservation des documents produits.
• L’importance de la tradition orale complique la gestion des archives.
• La responsabilité de cette question n’est pas toujours confiée à des gestionnaires expérimentés. Il n’y a pas de progression de carrière possible, sauf à changer de secteur.

 La prise de conscience actuelle sur la liberté d’accès à l’information est une opportunité que les archivistes doivent saisir.
Cette liberté est reconnue depuis longtemps comme un droit fondamental, à la base des autres libertés (cf. l’Assemblée générale des Nations Unies en 1946). Mais dans certains pays, son développement est récent. Il faut en profiter pour faire progresser la conscience de l’importance des archives :

• La bonne gestion des archives est indispensable au bon fonctionnement des gouvernements.
• Cela représente une opportunité de développer la formation.
• Cela peut amener à se rencontrer entre professionnels, entre professions pour mettre en place une approche coordonnée.
• Cela doit inciter à mettre à jour les législations.

 Le moment est venu pour les archivistes de passer à l’action :

• prendre part à toutes les discussions sur la liberté d’accès à l’information, en se tenant informé, en s’imposant si besoin.
• souligner le rôle fondamental de l’archivage pour permettre le libre accès à l’information, pour permettre aux citoyens de participer à la démocratie.
• réclamer les ressources nécessaires en personnel, formation, législation, etc.
• développer les compétences dans la gestion des archives en tirant parti de toutes les initiatives concernant la liberté d’accès à l’information.

À nous de jouer !

Nouveaux membres pour un nouvel ICA ?

L’appartenance à l’ICA, sa forme, son coût, ses avantages, fait l’objet actuellement de nombreuses discussions. Le Comité exécutif, composé du président, du secrétaire général et des secrétaires généraux adjoints, des présidents de sections et de branches, qui s’est réuni le 17 novembre, a notamment abordé différents aspects du sujet.

 La place des membres dans les Branches
Deux Branches souhaitent modifier leur constitution pour revoir la place des membres. SARBICA souhaite permettre l’adhésion à la Branche sans devenir membre de l’ICA. PARBICA souhaite que des membres de catégorie C de l’ICA puissent avoir dans la Branche le statut de membres de catégorie A ou B, ce qui permettrait notamment une pleine participation à ses activités des territoires français de la zone.
Ces démarches, très pragmatiques, introduisent une flexibilité intéressante. Mais leur articulation avec la constitution de l’ICA et leurs conséquences pour l’avenir de l’organisation doivent être examinées en détail avant que le Comité exécutif se prononce sur l’adoption des motions correspondantes.

 Développer de nouvelles adhésions ?
L’ICA est actuellement composée essentiellement d’institutions et organisations : 224  membres de catégorie A (Archives nationales), 66 membres de catégorie B (Associations professionnelles), 879 membres de catégorie C (Membres institutionnels), et 211 membres de catégorie D (individuels).
L’accroissement des adhésions individuelles peut être un outil essentiel pour développer l’ICA et lui donner une orientation différente, mais cela représente un coût important pour l’organisation.
Parmi les idées mises en avant pour un programme « Jeunes professionnels » figure la mise en place d’une adhésion spécifique, à taux réduit, pour les étudiants. Cela constituerait un bon moyen de leur permettre de participer aux activités de l’ICA et de faciliter l’implication des jeunes.
La création d’une adhésion de type commercial peut aussi être examinée. Elle permettrait à des entreprises privées de participer aux travaux de l’ICA, d’en utiliser les standards, etc. Cela pourrait représenter une source de financement non négligeable pour l’ICA, mais il est essentiel de définir un cadre précis pour une telle participation.
Pour réfléchir à l’évolution des adhésions et répondre à ces questions, un groupe de travail spécifique va être mis en place.

 De l’importance d’être membre
La façon de voir les membres et leur participation à l’ICA, les avantages liés à l’adhésion sont essentiels dans la réflexion en cours sur les sources de financement de l’organisation. Elle doit développer ses produits et ressources en faveur d’abord et avant tout de ses membres.
Le nouveau site web  s’adresse ainsi à tous les publics et vise à donner un aperçu de ce que fait et peut apporter l’ICA. Mais ses produits et ressources disponibles en ligne seraient réservés aux membres.
Pour ce qui est des projets soutenus par la Commission de programme, il n’est pas actuellement obligatoire d’être membre ou de le devenir pour bénéficier des financements, qui s’appliquent à toutes les initiatives permettant d’atteindre les buts de l’ICA. Mais il sera désormais nécessaire que le projet bénéficie du partenariat d’au moins un membre de l’ICA.

Le Fonds international pour le développement des archives (FIDA) renaît

Le Comité exécutif de l’ICA du 17 novembre 2009 a réactivé le FIDA, pour en faire une entité dotée d’une large autonomie au sein de l’ICA.
Cette réactivation permettra de soutenir des projets de développement des archives et de la profession, dans le respect des contextes locaux et de la diversité culturelle. Elle est essentielle en particulier pour les pays en développement.
La première réunion du nouveau FIDA est prévue à Paris en février 2010. L’une de ses premières tâches sera de définir ses procédures de fonctionnement, et notamment comment et quand les appels à projet seront lancés, quels critères de sélection seront appliqués.

 L’objectif : soutenir financièrement des projets qui permettent d’atteindre les six objectifs définis dans les Orientations Stratégiques de l’ICA et les buts suivants :

• Promouvoir les archives ;
• Encourager et aider le développement des archives dans tous les pays ;
• Développer les compétences, stimuler les opportunités de formation et le développement d’infrastructures pour les archives dans les pays en développement ;
• Permettre aux archivistes des pays en développement d’acquérir les compétences professionnelles et de gestion nécessaires pour occuper des postes de direction ;
• Encourager la communication des archives ;
• Prendre en charge d’autres activités permettant d’atteindre les objectifs de l’ICA.

 Le financement :

• Dons our legs
• Fonds versés par des sponsors pour le Fonds ou pour certains de ses projets
• Montants alloués par le Comité Exécutif de l’ICA
• Intérêts et gains de produits financiers

Les membres :

• Sarah Tacle, Directeur exécutif du Public Record Office/The National Archives (1992-2005), et désormais présidente de l’International Records Management Trust
• Maurice Hamon, Directeur général des relations générales, Saint-Gobain France
• Mitsuoki Kikuchi, Président des Archives Nationales du Japon (2001-2009), et désormais Conseiller exécutif aux Archives Nationales du Japon.
• Peter Mlyansi, Directeur des Archives nationales de Tanzanie jusqu’en juillet 2009, et président d’ESARBICA (2007-2009).
• Trudy Peterson, Archiviste par intérim des États-Unis (1993-1995), Directrice de l’Open Archives Society (1995-1998), archiviste en chef du Haut Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés (1999-2002), actuellement consultante internationale.
• Deux membres ex officio : Lewis Bellardo, Conseiller principal de l’Archiviste des États-Unis (vice-président, Programme), et Setareki Tale, Archiviste du gouvernement de Fidji et président de PARBICA (vice-président, Branches).

 Le témoignage : Mitsuoki Kikuchi explique le sens de sa participation au Fonds :

• Pourquoi avoir accepté de participer au fonds ?
  Je suis Japonais et du point de vue des archives, le Japon peut être considéré comme un pays en développement. Il y a donc un intérête important à ce que le Japon participe au Fonds pour le  développement des archives. Je suis très heureux de pouvoir contribuer à la promotion des archives et des programmes archivistiques. Il est aussi important que l’Asie soit représentée dans ce Fonds.
• Comment envisagez-vous votre action ?
  Je souhaite apporter ma contribution pour lever des fonds en faveur des archives. Je pense m’adresser à des compagnies japonaises intéressées par le domaine des archives : sociétés de communication, d’informatique, d’appareils photographiques, etc.
• Y a-t-il des domaines que vous souhaiter plus particulièrement développer ?
  J’ai travaillé dans l’administration, pour le gouvernement japonais, et je crois qu’il est essentiel de développer la conscience de l’importance des archives.

Un programme pour les jeunes professionnels ?

La nouvelle approche que la Commission de programme (PCom) envisage d’adopter en complément de celle des projets consiste à développer des programmes propres. L’un d’entre eux s’adresse particulièrement aux jeunes.

Il vise à impliquer les étudiants et jeunes professionnels dans le fonctionnement de l’ICA pour qu’ils puissent mettre leur vision des problèmes archivistiques actuels, leur énergie, et leur engagement, au service de la communauté archivistique internationale. Il s’agit de prolonger, développer et pérenniser la démarche lancée avec le projet des Reporters Volants.

Les actions concrètes possibles :

• Créer une catégorie « étudiant » parmi les membres de l’ICA.
• Développer une stratégie de communication s’appuyant sur les technologies du web 2.0, sur le partage d’idées et d’expériences en ligne, sur le développement de projets collaboratifs grâce à des plateformes de travail.
• Développer les liens avec les Universités et les formations en archivistique en créant des cellules étudiantes de l’ICA.
• Mettre en place des financements pour permettre aux étudiants de se rencontrer et de participer aux manifestations de l’ICA.
• Mettre en place un programme de tutorat au sein de l’ICA.
• Continuer le développement des Reporters Volants et pérenniser leur association aux manifestations de l’ICA.
• Encourager les jeunes professionnels à assumer des rôles dirigeants dans l’ICA et dans leurs contextes professionnels nationaux.

Naturellement, les jeunes professionnels doivent jouer un rôle essentiel dans le développement de ce programme. Il doit être clairement défini et précisément organisé pour être présenté à la prochaine réunion de la Commission de programme. S’il est approuvé, sa mise en oeuvre aussi reposera sur les jeunes.

Réunion de la Commission du programme (PCOM) – 16 novembre 2009

Beaucoup a été fait cette année pour clarifier et formaliser les protocoles d’action de la Commission. Les rôles de chacun – secrétariat, membres de la Commission, tuteurs des projets – ont été clairement définis. La procédure de soumission de projets a été formalisée. Des contrats-types ont été établis pour encadrer l’activité des responsables de projet. La mise en place du nouvel espace de travail de la Commission sur le nouveau site Internet de l’ICA va permettre de poursuivre la rénovation des méthodes de travail.

Le bilan des projets présentés lors des deux appels à projet de 2009 est très positif. 34 projets ont été présentés lors du premier appel et 17 lors du second, et très peu d’entre eux n’ont pas été retenus. Cependant, les critères de sélection par la Commission ne sont pas toujours bien compris ; la formalisation des candidatures et la gestion des projets eux-mêmes varient beaucoup, de même que les relations établies avec les tuteurs de projet.
Les responsables de projets ont besoin d’aide sur ces différents aspects.
Il est aussi nécessaire de susciter des projets dans les zones qui actuellement ne sont pas, ou pas suffisamment, représentées telles que l’Europe de l’Est ou l’Amérique du Nord.
L’accent va être mis également sur la nécessité que les projets aient au moins un partenariat avec l’ICA et ses membres.
Les différents modes de financement de projets au sein de l’organisation ne sont enfin pas suffisamment connus et exploités : au-delà du soutien de la Commission du programme, un projet peut également être soutenu par une branche ou une section, ou encore par le Fonds international pour le développement des archives (FIDA), qui va être réactivé.

L’action de la Commission peut s’enrichir d’une nouvelle approche, en plus de celle des projets, qui permettent de supporter l’initiative et la créativité des membres, des branches et des sections. Des programmes structurés pourraient être mis en place par la Commission elle-même pour assurer la viabilité à long terme et l’approfondissement des résultats des projets fructueux. La faisabilité de cette approche doit être étudiée précisément, notamment pour la gestion des programmes et leur financement, dans lequel les branches et les sections devraient s’impliquer. Des sponsors spécifiques pourraient aussi être intéressés à soutenir des actions structurées selon une ligne clairement définie. Quatre idées vont être approfondies pour la prochaine réunion de la Commission, qui statuera sur la réalisation effective de ces programmes sur la base de dossiers précis (calendrier, organisation, participation, etc.) :

• Jeunes professionnels
• Gestion des situations d’urgence
• Bonne gouvernance
• Formation des formateurs

Posez vos questions !

Vous souhaitez poser des questions au cours des séances prévues pour la CITRA, mais vous n’avez malheureusement pas pu prendre part à l’événement ? Ce n’est plus un problème : les Reporters Volants se feront votre relais à Malte, en posant vos questions aux intervenants. Les réponses seront postées sur notre blog.

Il vous suffit de poster vos questions comme des commentaires. N’oubliez pas d’indiquer vos noms et d’indiquer la session et l’intervenant auquel vous souhaitez vous adresser. Nous sélectionnerons trois à cinq questions par session.

En espérant que vous serez nombreux à participer !

Revue de presse : “Les archivistes du monde entier font escale à Malte”

Marika Azzopardi a rencontré 4 archivistes qui assisteront à la Conférence de la CITRA : Paul Vogt, Jackie Bettington, André Porto Ancona Lopez et Charles J. Farrugia. Elle vous propose de découvrir ces portraits croisés et leurs attentes de cet événement sur le site Web du Malta Independent Online,ainsi que dans sa version papier datée du 15 Novembre.

Programme de la Conférence

Vous trouverez le programme de cette manifestation sur le site Web de la CITRA 2009.

http://www.flickr.com/photos/stendec/ / CC BY-NC-SA 2.0